home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Night Owl 6 / Night Owl's Shareware - PDSI-006 - Night Owl Corp (1990).iso / 025a / fire_110.zip / FIREROST.DOC < prev    next >
Text File  |  1991-10-08  |  18KB  |  596 lines
  1.  
  2.  
  3.  
  4.  
  5.  
  6.  
  7.  
  8.  
  9.  
  10.  
  11.  
  12.  
  13.  
  14.  
  15.  
  16.                                  FIRE FIGHTER
  17.  
  18.  
  19.  
  20.  
  21.                       Roster, Practice, and Fire Database
  22.  
  23.                                  Version 1.10
  24.  
  25.                            For Volunteer Fire Depts.
  26.  
  27.  
  28.                                 October 1991
  29.  
  30.  
  31.                                       by
  32.  
  33.                               Lance R. Underwood
  34.  
  35.                               Box 112 Celista B.C
  36.  
  37.                                 VOE 1LO  Canada
  38.  
  39.  
  40.  
  41.  
  42.                  Copyright (c) 1990, 1991 by Lance R. Underwood
  43.  
  44.                               All rights reserved
  45.  
  46.                            For IBM PC or compatible
  47.  
  48.                            PC/MS Dos 2.0 or later
  49.  
  50.                            Color or monochrome monitor
  51.  
  52.  
  53.  
  54.  
  55.  
  56.  
  57.  
  58.  
  59.  
  60.  
  61.  
  62.  
  63.  
  64.  
  65.  
  66.  
  67.  
  68.  About the Author:
  69.  
  70. I am the Fire Chief of a small Volunteer Dept. in
  71. southwestern British Columbia.
  72.  
  73. I found that the bookeeping involved in running the Dept.
  74. required considerable time and effort and really wasn't as
  75. orderly as I would have liked it.
  76.  
  77. This program was written to simplify the record keeping
  78. for Practice, Maintenance, Training, Fires and the preparation
  79. of Firefighter rosters.
  80.  
  81. If you use this program I would encourage you to register and
  82. would welcome any suggestions for improvements that would
  83. ensure its continued development.
  84.  
  85.  
  86.  
  87.                         D I S C L A I M E R
  88.  
  89. The author, Lance R. Underwood makes no warranties expressed or implied as to
  90. the quality or performance of this program, nor its fitness for a particular
  91. purpose. The author will not be held responsible for any direct, indirect,
  92. incidental or consequential damages resulting from the use of this program.
  93. YOUR USE OF THIS PROGRAM CONSTITUTES YOUR AGREEMENT TO THIS DISCLAIMER and
  94. your release of the author from any form of liability or litigation.
  95.  
  96. My commitment to you:
  97.  
  98.  
  99. If at anytime serious bugs are discovered in the copy of FireFighter you
  100. have registered, you will receive an updated version as soon as possible.
  101.  
  102. There are two ways to register FireFighter.
  103.  
  104. Sending $25.00 will get you the latest version of FireFighter.
  105.  
  106. Sending $40.00 will get you the latest released version of FireFighter for
  107. (1) year.
  108.  
  109.  
  110.  
  111. Please read the file REGISTER.ME
  112.  
  113.  
  114. Overview:
  115.  
  116. These are the things this program can do for your Dept.
  117.  
  118. 1. Keep your Firefighter Roster up to date.
  119. 2. Print out individual Records or Whole Rosters.
  120. 3. Keep track of Practice Records (what you practiced and when)
  121. 4. Show and /or print only the Practice Records you want.
  122. 5. Show the honourarium owed or wages owed for Practices.
  123. 6. Show all Practices or only those of the current year.
  124. 7. Keep track of your Emergency Calls
  125. 8. Print out the Emergency Calls you want.
  126. 9. Keep track of the amounts owed to FireFighters for Emergency Calls.
  127. 10. Show  and / or Print all Emergency calls, or only those of the current
  128.     year.
  129. 11. Keep Maintenance Records on your Equipment
  130. 12. Keep all Records pertaining to Practices, Maintenance, Training, Fires and    Firefighter Records at the press of a key.
  131.  
  132. 13. Dial out and log your calls.
  133. 14. Back up your important files. 
  134. 15. Use your favorite program without leaving the FireFighter program 
  135.  
  136. Important:
  137.  
  138. There are a few items that are very important to the smooth
  139. operation and set up of your files.
  140. Please read this document file before using use the program.
  141.  
  142.  
  143.  
  144.  
  145.  
  146.  
  147.  
  148.  
  149.  
  150.  
  151.  
  152.  SETTING UP THE ROSTER:
  153.  
  154.  
  155. This is a very easy but important part of the program.
  156.  
  157. This program will run on a floppy drive but will of course run much
  158. faster on a hard drive.
  159.  
  160. If you have a hard drive make a directory called C:\Fire or something
  161. similar. Then copy all the files from your A: or B: drive to your new
  162. directory. You can use the Dos command Copy A: *.* C:\xxxxxx
  163.  
  164. If you are not sure what to do please refer to your Dos manual for
  165. the command syntex.
  166.  
  167. Start the program at the Dos prompt by typing FF.
  168.  
  169. This will start the program and after the preliminary screen
  170. you will be at the Fire Roster Menu.
  171.  
  172. LOOK AT ROSTER:
  173.  
  174. Press the <Enter> key and you will go to a menu of Roster
  175. Names if you have some records to see.
  176.  
  177.  
  178. ENTER ROSTER:
  179.  
  180. Tab down with the arrow keys to the Enter Roster menu
  181. selection.
  182.  
  183. Press <Enter>
  184.  
  185. You will see a Roster Form and the cursor sitting on the
  186. first line of the Form.
  187.  
  188. You must always enter a First name and a Second name on the
  189. first two lines of the form.
  190. Press Enter to continue down the form, filling in the
  191. information as you come to it.
  192.  
  193. Now comes a most important part of the Roster Form.
  194.  
  195. You MUST fill in the form where it askes you for a per
  196. practice rate and the hourly rate for Emergency Calls.
  197.  
  198. If you do not receive an honorarium or per Practice and hourly
  199. fire rate then you can leave these blank. The program will ignore
  200. the blank lines.  But if you do recieve remuneration then make
  201. sure these are filled in and are accurate.
  202.  
  203. Fill a form for each of your Firefighters.  The program will
  204. then ask if you want to save the information you have
  205. inserted. Answer Y) if you want to save or N) if you do not.
  206.  
  207. After saving the record, if you want to change it you can use
  208. Edit Record.
  209.  
  210.  
  211.  
  212. EDIT RECORD:
  213.  
  214. Edit record is a better alternative than DELETE.
  215. To Edit a record use <Enter> to go to the line you want, or
  216. use the arrow keys. After changing the Record enter until you
  217. are at the bottom of the file and then enter once more to
  218. save the file.
  219. You can edit the record as many times as you want.
  220.  
  221.  
  222. DELETE ROSTER:
  223.  
  224. To delete a Record tab down to the Delete Roster and press
  225. enter.
  226.  
  227. You then tab up or down to the name you want to delete and
  228. press enter.
  229.  
  230. You will be asked if this is the record you want to delete.
  231. Answer Y) if you want to continue to delete the record or N)
  232. if you do not.
  233.  
  234. BE CAREFUL.....
  235.  
  236. Remember once a record is deleted it is no longer available
  237. in your files.
  238.  
  239. PHONE DIALER:
  240.  
  241. You will need at least a 1200 baud modem installed on COM 1 or COM 2
  242. to use this feature.
  243.  
  244. Once you start the program, you'll come up on a menu screen
  245. with 19 dummy names and numbers in the dialing list and
  246. MANUAL DIAL at the bottom.  Use the arrow keys to scroll
  247. through the selections.  Hit enter to select one and you'll
  248. go to another menu. Now choose "Edit this Entry" and you'll
  249. be prompted for a new name and number (unless you picked
  250. MANUAL DIAL, in which case nothing happens).
  251.  
  252. DIAL THIS NUMBER: 
  253. Does exactly that.  If you are doing a MANUAL DIAL, you'll be 
  254. asked for the name (optional) and number to dial, then you'll 
  255. have to hit enter again to dial.
  256. Once your modem starts dialing, you can pick up your phone.
  257. If logging is enabled for this call you will be asked if you
  258. want to abort logging; this is in case there is no answer on
  259. the other end.  Pressing Enter logs the call.
  260.  
  261. EDIT THIS ENTRY: 
  262. Allows you to change the name and number that has been selected from the list.
  263.  
  264. DIALING LIST: 
  265. Takes you back to the list so you can choose another number to dial.
  266.  
  267. TOGGLE LOGGING: 
  268. If you hit enter while on "Long Distance Logged", you'll cycle through the logging options.
  269.  
  270. When a number is dialed, the name, number, date and time of
  271. call are automatically logged, provided that logging is "on"
  272. for that particular number.
  273.  
  274. The Phone Dialer assumes that any number over 8 digits long is a long-
  275. distance number: thus a number entered as 1-XXX-XXXX or 1XXX-
  276. XXXX or XXX-XXX-XXXX will be recorded in the long distance
  277. log.  The characters "(", ")" and "-" are counted, but
  278. obviously don't affect the dialing.  Any other characters
  279. except the digits 0 through 9 will muck up your modem.
  280.  
  281. Don't precede a call to another area code with a "1".  If a
  282. number is more than 10 digits long, the phone dialer assumes that it is
  283. a long distance call, so it adds "1-" to the front of it.
  284. This saves you a couple of keystrokes and keeps the log neat
  285. and readable. The only time you need the "1-" is for a long
  286. distance call within your area code.
  287.  
  288. VIEW LOG: 
  289. Calls up the list of all calls that have been logged. 
  290. If the list runs off the screen, press <S> toscroll downward. 
  291. <T> brings you back to the top. You may also delete entries and 
  292. print out the list. <M> takes you back to the previous menu.
  293.  
  294. CHANGE DIALING SPEED:
  295. Means that if your phone is the older fashion PULSE dial then you 
  296. will have to change the dialer to that mode each time you restart 
  297. the program. Tone dial is the default setting 
  298.  
  299.  
  300. DROP TO DOS:
  301.  
  302. This is a way to get to Dos without leaving your program.
  303.  
  304. Tab down to Drop to Dos and press <Enter>.
  305.  
  306. You will now be at the Dos prompt. If you look at the top
  307. left hand corner of your screen you will see the statement
  308. "Type exit to return to program."
  309.  
  310. This is the only way you can get back into the program.
  311. When you have finished with Dos then you must type Exit at
  312. the Dos prompt to return to the program.
  313.  
  314. IMPORTANT: If you change to another directory when in Shell to Dos..
  315. make sure you return to the original directory before typing Exit.
  316. If you can't find any records when you return from Dos it means you
  317. are in the wrong directory and must Shell to Dos..again and change to the
  318. correct directory.
  319.  
  320.  
  321.  
  322. BACKING UP YOUR DATA FILES:
  323.  
  324. This is a simple way to back up your data files.
  325. Answer the prompt with A if you wish to backup onto A: drive
  326. or B if you wish to back up to B: drive.
  327.  
  328. USE....YOUR PROGRAMS:
  329.  
  330. This will enable you to use a word processor etc. without leaving
  331. the Firefighter enviroment.
  332. The program will ask you for the drive the program is on.
  333. Answer A if the program you want to run is on A: drive, B if the
  334. program is on B: drive, C if the program is on C: drive etc.
  335. The program will then ask you for the directory your program is in.
  336. Type the name of the directory only. Eg: Word, PFS, etc. (without the commas)
  337. The program will then ask for the Command for the program you want to run.
  338. Enter the command to run that program and press enter.
  339. If you have entered everything correctly the program will be loaded.
  340. When you quit the program you will be back in the main menu of Firefighter.
  341.  
  342. Now when you wish to go to that program in the future you can answer N to the
  343. prompt that asks if you wish to Enter a Program Name.
  344.  
  345. ENTERING PRACTICE RECORDS:
  346.  
  347. Tab over using the arrow keys to Practice records
  348. Tab up or down to the Enter Practice Record.
  349. Enter each catagory as you come to it.
  350.  
  351. Firefighter now has a quick and easy way to enter your firefighters
  352. names in Practice and Fire Records.
  353.  
  354. When you want to enter a new record Tab to Enter Record and Press
  355. <Enter>.
  356. You will then see a list of all the firefighters currently entered in
  357. your Roster file.
  358.  
  359. To enter a list of names into the practice or fire record, tab to the name
  360. you want to enter and Press <INS>. You can enter 30 names at a time into
  361. each record.
  362.  
  363. Make sure you also enter the Date of Practice correctly.
  364. The form for this is MM/DD/YYYY meaning month/day and year
  365. in the fashion....06/07/1991.
  366. You must also set the date on your computer if you do not
  367. have a date time chip.
  368. To do this type date at the DOS prompt and enter the
  369. date using MM/DD/YYYY eg: 06/07/1991
  370.  
  371. EDIT PRACTICE RECORD:
  372.  
  373. Edit record is exactly the same as the Edit roster.
  374. You may also edit this file as many times as you wish.
  375.  
  376.  
  377. LOOK AT ALL PRACTICE:
  378.  
  379. This will let you see every practice you have entered since
  380. starting to keep your records, or will show only the current
  381. year's record.
  382.  
  383. Answer L) at the prompt to see the current year or press enter
  384. to see them all.
  385. You may also enter Q to quit at anytime.
  386.  
  387.  
  388. ATTENDANCE RECORDS:
  389.  
  390. Tab down to the Attendance Record and press <Enter>
  391.  
  392. You will see a list of Firefighter names, that you can scroll up or
  393. down. Press Enter at the name of the firefighter Attendance record
  394. you wish to see..
  395.  
  396.  
  397. This part of the program will give you the number of practices the
  398. firefighter has attended this year.
  399.  
  400. The program will pick out only this year's record and will disregard any
  401. previous year's record.
  402.  
  403. It will then proceed to tell you how much is owed the Firefighter up to
  404. the present date.
  405.  
  406.  
  407.  
  408. ENTER FIRE REPORT:
  409.  
  410. You can Enter FireFighter names exactly the same way as the practice
  411. records are entered.
  412. Tab to the names you wish to Enter and Press <INS> to mark the name
  413. when you have finished marking the names press enter and the names
  414. will automatically be entered into your Fire Records.
  415. Remember to Tag use <INS> to untag use <DELETE>
  416.  
  417.  
  418. Tab over using the arrow keys to Fire records
  419. Tab up or down to the Enter Fire Record.
  420. Enter each catagory as you come to it.
  421.  
  422.  
  423. You must enter the Number of hours on this emergency.
  424. Use the form of 1.0 for 1 hour and 1.5 for 1 1/2 hrs
  425. 2.75 for 2 3/4 hrs etc.
  426.  
  427.  
  428.  
  429. Make sure you also enter the Date of Fire correctly.
  430. The form for this is MM/DD/YYYY meaning month/day and year
  431. in the fashion....06/07/1991.
  432. You must also set the date on your computer if you do not
  433. have a date/time chip.
  434. To do this type date at the DOS prompt and enter the
  435. date using MM/DD/YYYY eg: 06/07/1991
  436. The program will tell you if you have forgotten to set your date.
  437.  
  438.  
  439.  
  440.  
  441. EDIT FIRE RECORD:
  442.  
  443. Edit Fire Record is the same as previously mentioned.
  444. Use edit record if you want to change a Fire record.
  445.  
  446.  
  447.  
  448.  
  449. LOOK AT ALL FIRE RECORDS:
  450.  
  451. This will let you see every Fire you have entered since
  452. starting to keep your records, or will show only the current
  453. year's record.
  454.  
  455. Answer L) at the prompt to see the current year or <Enter>
  456. to see all records in the file.
  457.  
  458. You may also enter Q to quit at anytime.
  459.  
  460.  
  461. CALL OUT....RECORDS:
  462.  
  463. Tab down to the Call Out.... Record and press <Enter>
  464.  
  465. This part of the program will give you the Hours on Emergency Call-Outs
  466. the Firefighter has attended this year.
  467.  
  468. The program will pick out only this years record and will disregard any
  469. previous years record.
  470.  
  471. It will then proceed to tell you how much is owed the Firefighter up to
  472. the present date.
  473.  
  474.  
  475.  
  476. PRINT:
  477.  
  478. This is self - explanatory and a little experimentation should have you
  479. printing in a few minutes
  480.  
  481. Make sure your printer is turned on.
  482. Some of the files are made to print two and sometimes three files on a
  483. 9 x 11 computer paper.
  484.  
  485. Make sure that you set your printer head at the top of the margin and
  486. then click your printer "on" then "off" to set it.
  487.  
  488.  
  489. MAINTENANCE RECORDS:
  490.  
  491. This is where you will enter the equipment you have to maintain.
  492.  
  493. Enter your Trucks, Compressors, Air Bottles etc.
  494. A little experimenting with this part of the program is in order. For instance
  495. I enter the equipment to maintain and each time the equipment is serviced I
  496. edit the file to show the mileage and / or hrs. of the equipment and when the
  497. next service is due.
  498. Air bottles, hoses, etc. can be kept track of using the maintenance record
  499. and comment section.
  500.  
  501.  
  502.  
  503. EXIT:
  504.  
  505. Will save all the files and exit the program.
  506.  
  507. HELP FILE:
  508.  
  509. Will give you additional help.
  510. Tab through this file using page Up, page Down or the Arrow Keys.
  511.  
  512. ADDENDUM:
  513.  
  514. A lot of additions have been added since V.103
  515.  
  516. There is now a Training Module.
  517. This module works very much like the Fire and Practice Modules.
  518.  
  519. If you wish to enter Firefighter names, tab to the name and press <INS> to tag
  520. names. When you have Tagged the names you want Press Enter.
  521. You will then be given a chance to accept or reject the names you have chosen.
  522. If you answer Y then you will see a list of the Training modules that are
  523. available, tab up or down or go to next menu and when you reach the training
  524. area you wish to put the name in press <Enter> and the names will be entered
  525. for you.
  526.  
  527. If you wish to delete a firefighter out of a record you can use either
  528. Delete.. Which will take a record out of the training record you tab to,
  529. or if you have a firefighter that retires or quits you can use Delete (all
  530. records). This will take the name of that firefighter out of ALL the training
  531. records. Only one name is allowed for delete at a time..
  532.  
  533. There is now a way to backup your data records.
  534. This is self explanatory. The program will back up the records you use in this program to either A drive or B drive with a touch of a key.
  535.  
  536. Most of the additions to the program have been documented but I may have
  537. missed something.  A little experimenting will show you how easy the program
  538. is to use.
  539.  
  540. The dialing module is well documented and enables you to dial out from within
  541. the program.. You will of course need a modem to enable this feature.
  542.  
  543. You can use <ESC> to get out of most menus.
  544.  
  545.  
  546.  
  547.  
  548. Ending Statement:
  549.  
  550. This program was written with the Volunteer Firefighter always in mind.
  551. I have tried to keep it simple yet as functional as possible.
  552. I know the problems of keeping up to date records in the Volunteer Fire
  553. Depts. and I believe this program will solve those problems.
  554.  
  555. For $25.00 you will receive the latest update with the name of your
  556. Department on the main menu AND on print outs.
  557.  
  558. For registered users I also provide Full Telephone Support.
  559.  
  560. For $40.00 you will receive all the above, plus any major updates during the
  561. next twelve months.
  562.  
  563. Please read the file Register.Me .
  564.  
  565.  
  566.  
  567.  
  568.  
  569.  
  570.  
  571.  
  572.  
  573.  
  574.  
  575.  
  576.  
  577.     Updates and New releases of FireFighter (c) may be found on the BBS
  578.  
  579.  
  580.                                Shuswap Opus BBS
  581.  
  582.                                955-8174  24 hrs.
  583.  
  584.                            300 - 9600 Baud supported
  585.  
  586.                    This board is free and open to all users.
  587.  
  588.            Enclosed with the program is the file named REGISTER.ME.
  589.  
  590.                Just print out and fill in the lines and mail to:
  591.  
  592.                               Lance R. Underwood
  593.  
  594.                               Box 112 Celista B.C
  595.  
  596.                                V0E 1L0   Canada